Building Commercial Operations
How Altec is building its commercial operation for 100% revenue growth without additional sales headcount
Table of Content
“Als we onze omzet willen verdubbelen, kunnen we niet simpelweg onze commerciële organisatie verdubbelen.”
Dennis, CEO — Altec
Voor Dennis, CEO van Altec, was dat geen inspirerende uitspraak. Het was de strategische ambitie voor de komende jaren.
Meer omzet realiseren door simpelweg meer mensen aan te nemen kent grenzen. Goede commerciële mensen zijn schaars. Bovendien groeit met iedere extra medewerker ook de administratie, de afstemming en de complexiteit.
De vraag was daarom niet óf Altec verder zou groeien. De vraag was hoe. 100% omzetgroei. Zonder extra sales headcount.
Voor Rens betekende dat een nieuwe rol. Naast Marketing Manager werd hij Product Owner Commercial Operations. Niet verantwoordelijk voor software, maar voor de vraag hoe de commerciële organisatie ieder jaar productiever kan worden en hoe technologie structureel capaciteit kan vrijmaken.
Portrait
Photo of Rens — to be supplied
Pull quote — Rens, placeholder
“Quote van Rens over waarom Commercial Operations één eigenaar nodig had — twee of drie zinnen, in zijn eigen woorden, eindigend op waar hij vandaag het meest trots op is.”
Rens — Marketing Manager & Product Owner Commercial Operations, Altec
Groei vraagt om capaciteit
Veel digitaliseringsprojecten beginnen met software. Wij begonnen met capaciteit.
Waar besteden commerciële mensen hun tijd aan? En belangrijker: waar voegen zij werkelijk waarde toe?
Al snel werd duidelijk dat de echte commerciële waarde niet ontstaat door het overnemen van orders, het zoeken naar productinformatie of het schakelen tussen verschillende systemen. Die ontstaat juist wanneer medewerkers klanten adviseren, complexe offertes uitwerken, projecten begeleiden en commerciële keuzes maken.
Dat werd het vertrekpunt.
De eerste bouwsteen
Op dat moment had Altec nog geen Customer Portal. Dat werd bewust de eerste bouwsteen. Niet omdat iemand verwachtte dat straks alle omzet online zou verlopen. Integendeel.
Vanaf dag één was duidelijk dat een Customer Portal ongeveer vijftien procent van de omzet zou verwerken. Maar omzet vertelt niet het hele verhaal.
Juist in dat deel zitten de grote aantallen kleinere orders: herhaalorders, commodity producten, contractprijzen en klantspecifieke prijsafspraken. Orders waarbij de binnendienst vooral administratief werk uitvoert en geen extra commerciële waarde toevoegt.
Door juist dát deel te digitaliseren ontstond capaciteit. Niet omdat er minder mensen nodig waren. Maar omdat dezelfde mensen meer tijd kregen voor projecten, advies en commerciële afwegingen. Precies daar ontstaat de toegevoegde waarde van Altec.
~15%
van de omzet via de Customer Portal — grote aantallen, lage commerciële complexiteit
~85%
van de omzet buiten de portal — projecten, technische vraagstukken, complexe offertes en projectprijzen
Insight block — Customer Portal, placeholder
—
Orders via portal / maand
— %
van alle orders
— %
van de omzet
— hrs
Administratieve tijdsbesparing
Eén praktijkvoorbeeld van het ordertype dat nu automatisch verloopt — een korte alinea, ongeveer deze lengte, die laat zien wat de binnendienst niet meer hoeft aan te raken.
Een portal was nooit het einddoel
Vanaf de eerste gesprekken met Propeller merkten we dat het verrassend weinig over een webshop ging. Het gesprek ging over onze commerciële operatie. Over de vraag hoe je dezelfde commerciële intelligentie die je beschikbaar maakt voor klanten uiteindelijk ook beschikbaar maakt voor de eigen commerciële organisatie.
De Customer Portal was daarin nooit het eindpunt. Hij was de eerste bouwsteen. Want ongeveer 85 procent van onze omzet ontstaat juist buiten de portal. Daar ontstaan projecten, technische vraagstukken, complexe offertes, alternatieven, projectprijzen en advies. Dat digitaliseer je niet met een webshop. Dat ondersteun je met een betere commerciële operatie.
Systemen terug naar hun kracht
Tijdens de analyse werd duidelijk hoeveel commerciële processen in de loop der jaren verspreid waren geraakt. Geen van die systemen deed iets verkeerd. Ze werden alleen gebruikt voor processen waarvoor ze nooit bedoeld waren.
Daarom wilden we geen systemen vervangen. We wilden ieder systeem terugbrengen naar zijn eigen kracht. Exact Globe bleef de ruggengraat van onze interne operatie. Daar horen financiën, logistiek, orderverwerking en masterdata thuis. Commerciële processen die in de loop der jaren in Exact Synergy en andere applicaties waren terechtgekomen, verhuisden stap voor stap naar Propeller. Niet omdat ERP tekortschiet. Maar omdat ERP een andere verantwoordelijkheid heeft.
Je ERP runt je bedrijf. Verkoop, offertes en commerciële samenwerking horen ergens anders.
Vroeger
Commercieel werk verspreid over vier plekken
Exact Synergy
Outlook
Excel
Offertetool
Vandaag
Één commerciële werkplek in Propeller
✓ Offertes
✓ Productinformatie
✓ Samenwerking
✓ Klantcommunicatie
✓ Orders
✓ Prijsafspraken
✓ Orderstatus
Before / Today — te bevestigen
Eén regel met de applicaties die medewerkers daardoor helemaal niet meer hoeven te openen.
Van Customer Portal naar Sales Hub
De Customer Portal bewees dat een moderne commerciële omgeving werkt. Waar de Customer Portal klanten helpt zelfstandig te bestellen, ondersteunt de Sales Hub juist de commerciële processen die nooit volledig geautomatiseerd kunnen worden: complexe offertes, projectprijzen, alternatieven, technisch advies en orders die beginnen met een telefoongesprek in plaats van een winkelmandje.
Klanten beschikken vandaag over rijke productinformatie, realtime beschikbaarheid, klantspecifieke prijzen, contractafspraken en een moderne gebruikerservaring. Als klanten beschikken over alle commerciële context die zij nodig hebben om zelfstandig te bestellen, waarom zouden accountmanagers en binnendienstmedewerkers dan blijven werken vanuit Exact Synergy, Outlook, Excel en een aparte offertetool?
Zo werd de Sales Hub de logische volgende bouwsteen. Geen CRM. Geen vervanger van ERP. Maar de commerciële werkplek waarin accountmanagers en binnendienst complexe offertes opstellen, alternatieven uitwerken, projectprijzen bepalen en commerciële beslissingen nemen.
Dezelfde commerciële context
Dezelfde productinformatie
Dezelfde prijslogica
Dezelfde commerciële regels
Dezelfde workflows
KPI card — Sales Hub, placeholder
—
Offertes per maand
—
Orders per maand
—
Dagelijkse gebruikers
Korte alinea over het proces dat het meest is verbeterd en waarom — plus de tijdswinst die dat oplevert (schattingen mogen, geef aan dat het een schatting is).
AI als volgende bouwsteen
Nu Customer Portal en Sales Hub op dezelfde commerciële operatie draaien, kunnen AI-agents daar rechtstreeks op aansluiten.
AI neemt administratief werk over, zoals het voorbereiden van orders, offertes en commerciële signalen. Niet als losse tools, maar als onderdeel van dezelfde commerciële operatie.
Niet om mensen te vervangen. Maar om commerciële medewerkers meer tijd te geven voor klanten, projecten en advies.
AI snapshot — placeholder
Agent name
Wat hij doet, welk handmatig werk verdwijnt en hoeveel tijd dat ongeveer bespaart.
Agent name
Wat hij doet, welke fouten worden voorkomen en wat de impact op de binnendienst is.
Agent name
Wat hij doet, welk commercieel signaal hij zichtbaar maakt en welke tijd dat teruggeeft.
Conclusie: Op koers
Vandaag komen alle commerciële processen samen in één commerciële omgeving. Customer Portal. Sales Hub. Productinformatie. Offertes. Orders. AI.
Niet langer losse applicaties. Maar één commerciële operatie.
Daarmee begint eigenlijk pas de volgende fase. Iedere verbetering levert nieuwe capaciteit op. Iedere AI-agent creëert nieuwe ruimte. Iedere optimalisatie brengt de oorspronkelijke ambitie dichterbij.
Voor veel organisaties eindigt een implementatie bij de livegang. Voor Altec begint daar juist het echte werk. Commercial Operations is geen project. Het is een manier van continu verbeteren.
De ambitie van Dennis staat nog steeds: 100% omzetgroei. Zonder extra sales headcount. De eerste bouwstenen staan. Customer Portal. Sales Hub. AI.
Altec is daarmee niet klaar. Maar wel op koers. Niet door meer mensen toe te voegen. Maar door iedere commerciële medewerker ieder jaar meer waarde te laten leveren.
Één commerciële operatie bovenop de bestaande systemen van Altec
Four building blocks.
Waar sales, klanten en AI-agents werken
Vandaag live bij Altec
Sales Hub
Customer Portals
Commerce Engine
AI & Workflows
Één commerciële basis
Producten · Prijzen · Klanten · Offertes · Orders
Commercial Insights
Action Hub
Open APIs
Security
Verbonden met de bestaande systemen van Altec
Exact Globe (ERP)
Exact Synergy
WMS
PIM
Configurator
Afsluitende pull quote — Rens, placeholder
“Afsluitende overtuiging van Rens — waarom de ambitie haalbaar is, wanneer hij weet dat Commercial Operations echt succesvol is en welke volgende stap hij voor Altec ziet.”
Rens — Marketing Manager & Product Owner Commercial Operations, Altec